¿Cómo ayuda la informática en la administración local?
GOAL es un software periférico del sistema informático conformado por GIAC/GANC/Archivos en línea. Se ha desarrollado partiendo de Microsoft Access 2003, el gestor de bases de datos. GOAL nace como un desarrollo del FID, una aplicación informática que muestra el estándar de interoperabilidad en la transferencia de registros informáticos entre las administraciones públicas y los archivos históricos. En sentido estricto, GOAL se ha desarrollado como una capa de gestión de tramitación y gestión avanzada de archivo del FID, con el cual mantiene e incorpora la estructura y el formato necesarios para garantizar la compatibilidad. Sin que GOAL invalide la utilización exclusiva del FID en aquellas instituciones donde se encuentra implantado, su utilización convierte este último programa en el puente de migración a GIAC.
Mejora en los servicios públicos
En cuanto a las funcionalidades de GOAL, el programa permite gestionar el ciclo de vida de la documentación desde el momento de su incoación hasta la fase de disposición ya sea por transferencia o por eliminación. Este proceso queda reflejado a través de cambios de sido asignados automáticamente por la aplicación (Trámite, para archivar, archivo de gestión, transferido y eliminado) en función de una serie de operaciones relacionadas con las tareas de gestión del expediente o bien a partir de la ejecución de políticas de eliminación y transferencia previamente definidas. A su vez, los estados condicionan determinadas operaciones y derechos de acceso: es el caso, por ejemplo, de los expedientes transferidos a un archivo histórico en que el usuario podrá acceder al contenido, pero no podrá hacer ninguna modificación de los datos (la custodia depende del archivo de destino).
La aplicación informática se estructura alrededor de una serie de módulos interrelacionados que tienen como eje vertebrador el cuadro de clasificación —permite la automatización de determinados procesos—, el expediente —actúa como un contenedor de información— y la unidad de instalación —facilita las tareas de ubicación de unidades documentales, el cálculo dinámico de espacio y la gestión de transferencias. Ejemplos de módulos son, dentro del ámbito de apoyo a la tramitación, el de intervinientes, expedientes y documentos o la agenda de tareas; en el caso de la gestión de archivo, destacan el módulo de solicitudes documentales, gestión de ubicaciones, alta y mantenimiento del cuadro de clasificación o el de la gestión de la disposición por eliminación, entre otros. La razón de la estructura modular obedece a criterios de orden funcional, pero también de usabilidad y adaptación al cambio dado que permite una personalización de la aplicación en función de los perfiles, preferencias y conocimiento del usuario; en este sentido, se ha desarrollado un administrador de módulos que posibilita su habilitación o deshabilitación tanto en cuanto a incorporación de datos, como navegación y gestión de buscas y consultas. La opción mínima de habilitación permite gestionar únicamente el alta de expedientes y su instalación manteniendo en todo momento el paralelismo con el FID.