Microsoft Excel, conceptos básicos

Las suites informáticas se han convertido en herramientas imprescindibles para millones de personas tanto en su trabajo como en sus estudios. Gracias a estos programas podemos redactar informes, hacer hojas de cálculos, preparar diapositivas… Todo a nuestro alcance con algunos clicks, gracias a todo lo que este tipo de programas han ido avanzando y evolucionando en los últimos tiempos. Lo cierto es que desde hace un par de décadas, las principales suites de informática han mantenido un estilo muy parecido, habiendo logrado perfeccionarse tanto que apenas necesitaban una revalorización de su contenido o sus opciones. Más allá de la interconectividad con la red y algunas opciones avanzadas, seguimos utilizando el mismo Word o el mismo Excel desde hace más de dos décadas. En parte, esto también se debe a que Microsoft, la empresa que crea estos programas, no quiere cambiar los hábitos de los usuarios.

Si nos hemos tomado la molestia de aprender a utilizar Excel para hacer hojas de cálculo, por ejemplo, y llevar la contabilidad de nuestra pequeña empresa, seguramente nos sintamos decepcionados si de un día para otro el programa cambia tanto que debemos volver a hacernos con las opciones, ahora que ya estábamos acostumbrados a la manera anterior. No estamos hablando de juegos o programas muy específicos, que pueden tener una curva de aprendizaje bastante importante. Estas herramientas incluidas en las suite de oficina de Office están pensadas para que puedan ser utilizadas por cualquier usuario, por básicos que sean sus conocimientos informáticos. El éxito de estos programas se debe, precisamente, a su facilidad de uso. Sin embargo, es cierto que hay algunos conceptos que deben ser entendidos por completo para trabajar con ellos al cien por cien y sacarles todo su rendimiento. Hoy nos vamos a centrar en los de Microsoft Excel.

Qué es Microsoft Excel

Excel es una de las herramientas que Microsof incluye en su suite ofimática Office, Su nacimiento tiene lugar oficialmente en 1985, como una hoja de cálculo que haga la competencia a la conocida Lotus. Sin embargo, Excel no triunfaría hasta su inclusión dentro del paquete Office, ya en 1993. La expansión de los ordenadores personales a partir de ese momento, muchos de ellos funcionando con el sistema operativo Windows, creado igualmente por Microsoft, permitió a Excel alcanzar una gran popularidad, junto a las otras herramientas de Office. Actualmente, Excel se ha convertido en la referencia absoluta en cuanto a hojas de cálculo, y es una herramienta utilizada en millones de ordenadores, pero también tablets y smartphones, gracias a sus recientes versiones disponibles también para dispositivos móviles.

Funciones de esta herramienta

Al ser una hoja de cálculo, las funciones principales de esta herramienta están encaminadas precisamente a ese campo, el de las operaciones matemáticas, tanto simples como complejas. Se pueden crear tablas y macros, muy útiles para llevar por ejemplo la facturación de un negocio, o un pequeño presupuesto propio. Al permitir esa operaciones dentro de sus celdas, el programa se encargará de realizar los cálculos de forma automática, ahorrándonos mucho tiempo y de paso, también algún que otro quebradero de cabeza con posibles errores que podamos cometer. La automatización de Excel la convierte en una opción perfecta para los libros de gastos e ingresos. A través de las operaciones, desde las básicas hasta las más complejas, el programa nos ayudará a calcular cualquier resultado que necesitemos, ahorrando mucho tiempo en el camino.

Dónde conseguir Microsoft Excel

Desde el año 93, Microsoft ha incluido su herramienta de cálculo Excel dentro de su suita ofimática, llamada Microsoft Office. Si bien se puede conseguir el programa de forma independiente, la mayoría de usuarios suele adquirir toda la suite completa para trabajar también con las otras herramientas. Existen versiones de prueba y gratuitas, aunque mucho menos complejas, para los terminales móviles, que sirven sobre todo para revisar documentos, pero no tanto para crearlos o editarlos. Puedes hacer con la suite Microsoft Office en la página oficial de Microsoft, y escoger alguna de las opciones rebajadas en caso de ser autónomo, estudiante, etc… Existen alternativas gratuitas, pero su compatibilidad con Excel no es total, y al haberse convertido en una referencia en el sector, la mayoría optan por pagar lo que cuista Office.

Por dónde empezar

Si es la primera vez que te enfrentas a Excel, lo mejor es tener paciencia y no abrumarte por todas las opciones que vas a ver arriba. Todas ellas son útiles, pero tampoco tienes que saberlo desde el principio. Lo importante es saber llegar a las funciones básicas, como SUMA, RESTA, etc… A través de estas ya podrás empezar a practicar algunas operaciones básicas, crear filas y columnas, encadenar resultados y poco a poco, ir haciéndote por completo con el programa. Es bueno habituarse también a las opciones de guardado del programa, para permitir que el propio Excel guarde automáticamente cada poco tiempo y así no lamentar la pérdida de un proyecto que no pudo salvarse. La creación de nuevos documentos y el tipo de hoja de cálculo que vamos a preparar también nos servirá para definir mucho mejor cómo funcionar con el programa.

Microsoft Excel para principiantes

A estas alturas la mayoría ha dado algún curso relacionado con la ofimática, para conocerlos conceptos básicos de Word, Excel y PowerPoint sobre todo. Si no es tu caso, siempre puedes mirar algún curso online gratuito, de los muchos que encontrarás, tanto en formato de texto como en vídeo, que suelen ser muy útiles, porque te muestran todos los pasos a seguir para habituarte a este programa desde el primer momento. Excel es una herramienta potente y muy completa, pero es cierto que al tener una función principal, la de hoja de cálculo, no es difícil hacerse a todo lo que el programa contiene, sobre todo a la hora de realizar nuestros proyectos concretos, en los que tampoco vamos a utilizar todas y cada una de esas herramientas.